Курс "Как организовать и обеспечить безопасность документооборота предприятия в условиях удаленной работы. Рекомендации экспертов"

Новая реальность, связанная с переходом на дистанционную модель работы, стала катализатором изменений и заставила предприятия, буквально в считанные дни, полностью пересмотреть существующие бизнес-процессы и ускорить переход в цифровую форму взаимодействия по всему спектру процессов и взаимоотношений с контрагентами, партнерами, работниками.

Несомненно, в первую очередь это касается безбумажного документооборота. 

Кардинальные изменения происходят и под воздействием инициатив государства в части порядка выпуска электронных подписей и регулирования области электронного документооборота. Уже сейчас в госсекторе активно внедряется электронный документооборот. В 2025 году 90 процентов всех межведомственных операций должно совершаться через виртуальную сеть.

Рост возможностей и снижение стоимости облачных технологий открывают новые границы в части удаленного хранения документов.

Многие компании, соизмерив KPI работников и экономию на аренде помещений, коммунальных услугах, расходах на обслуживание офиса, рассматривают возможность перевода сотрудников на постоянную удаленную работу и после завершения пандемии коронавируса.

Эти факторы в итоге могут привести почти к 100% цифровизации документооборота компаний.

Универсальных или типовых подходов к решению этого вопроса нет. На различных предприятиях создаются свои модели по организации безбумажного документооборота, приема на постоянное хранение и использование электронных документов. Они обусловлены отраслевой спецификой, делопроизводственной и архивной практикой, интеллектуальными и финансовыми ресурсами предприятия.

Однако без качественно проработанного процесса управления документами, надежного гарантированного решения в области хранения юридически значимых электронных документов невозможно заявлять о наличии в компании полноценного электронного документооборота.

На семинаре будут рассмотрены самые актуальные вопросы организации документооборота предприятия в условиях территориально-распределенной структуры / удаленной работы сотрудников.

Семинар предназначен для руководителей служб документооборота и функциональных подразделений (юристы, бухгалтерия), ИТ-специалистов.  

_________________

• Информационная безопасность удаленной работы. Какие риски несет с собой массовый переход на удаленную работу? Какие решения должны быть внедрены в компании, чтобы обеспечить ИБ? Какие облачные ИБ-сервисы можно подключить и сколько это будет стоить? Есть ли бесплатные государственные ресурсы? Как организовать работу ИБ-службы в новых условиях? Как организовать инструктаж сотрудников, чтобы предотвратить рост инцидентов? Какие меры предпринимать в случае обнаружения атаки? Как защититься от утечки? Практический опыт построения и использования защищенных сетей для организации удаленного доступа.

• Как перейти на электронные документы, там, где это возможно. Последовательность м методология работы. Анализ действующей системы работы с документами в компании на предмет узких мест: утеря документов; дублирование документов и процедур; длительное время согласования; денежные траты на бумажный документооборот и т.д. Составление реестра документов и контрагентов. Оптимизация маршрутов и сокращение документооборота. Архитектура системы документооборота. Какая часть процессов может быть без ущерба переведена в удаленный режим? Понятие «workflow». Как обеспечить прозрачность бизнес-процессов и сохранить конфиденциальность информации? Поддержка и контроль жизненного цикла документа. Каких критически значимых ошибок нужно при этом избежать и как это обеспечить?  Выбор ЭДО, основные критерии: цена, варианты работы (интеграция или веб-интерфейс), стабильность и качество технической поддержки.

• Сложные вопросы подключения и взаимодействия с ЭДО предприятия в условиях "принудительной" территориально-распределенной структуры. Как поднять исполнительскую дисциплину, снизить трудозатраты и обеспечить стандарты качества?  Регламенты, инструкции, зоны ответственности, порядок организации взаимодействия, права, доступы и возможность одновременной работы, точки контроля хода исполнения регламента, отчетность, юридическая ответственность участников.  

• Как организовать работу по регистрации и отправке бумажных документов. Технологии сканирования и обработки документов, как минимизировать число сотрудников в офисе.

• Внешний (межкорпоративный документооборот). Как создавать, согласовывать и бесконтактно подписывать договорные документы; согласовывать и проводить оплату входящих счетов; обмениваться договорными и первичными учетными документами с контрагентами с сохранением и их юридической значимости. Как построить работу с контрагентами в условиях, когда у каждого – своя ЭДО?  Выпуск ЭП для тех сотрудников, которые имеют право подписи. Изменения в ФЗ-63 (ЭЦП) с июля 2020 г. Организация обмена юридически значимыми документами.

• Инструменты поддержки телеконференций от Zoom и Skype до систем телеприсутствия, коммуникаторы, системы групповой работы. Как выбрать безопасную и эффективную платформу?

Для выступления приглашены: эксперты-практики отрасли, представители 1С Документооборот, Компании ЭОС и др.